Política de privacidad

POLÍTICA DE PRIVACIDAD

I. OBJETO

El objeto del presente manual es aplicar en el CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H., la ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012, en la cual se establece el desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

II. ALCANCE

Los principios y disposiciones contenidas en la ley 1581 de octubre de 2012, serán aplicables a los datos personales registrados en la base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por EL CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H.

El presente manual aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en el CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ PH.

El régimen de protección de datos personales que se establece en el presente manual por disposición de la ley 1581 de octubre de 2012 no será de aplicación:

a) A las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico.

Cuando estas bases de datos o archivos vayan a ser suministrados a terceros se deberá, de manera previa, informar al Titular y solicitar su autorización. En este caso los Responsables y Encargados de las bases de datos y archivos quedarán sujetos a las disposiciones contenidas en el presente manual.

b) A las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo;

c) A las Bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia;

d) A las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales;

e) A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008;

f) A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.

II. DEFINICIONES

Se transcriben las definiciones de la norma para efectos de su cumplimiento y la aplicación del presente manual, se entiende por:

a) Titular de la información: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en un banco de datos y sujeto del derecho de hábeas data y demás derechos y garantías a que se refiere la ley;

b) Fuente de información: Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, en virtud de una relación comercial o de servicio o de cualquier otra índole y que, en razón de autorización legal o del titular, suministra esos datos a un operador de información, el que a su vez los entregará al usuario final. Si la fuente entrega la información directamente a los usuarios y no, a través de un operador, aquella tendrá la doble condición de fuente y operador y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos. La fuente de la información responde por la calidad de los datos suministrados al operador la cual, en cuanto tiene acceso y suministra información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstas para garantizar la protección de los derechos del titular de los datos;

c) Usuario: El usuario es la persona natural o jurídica que, en los términos y circunstancias previstos en la ley 1266 de 2008, puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o por la fuente, o directamente por el titular de la información. El usuario, en cuanto tiene acceso a información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos para garantizar la protección de los derechos del titular de los datos. En el caso en que el usuario a su vez entregue la información directamente a un operador, aquella tendrá la doble condición de usuario y fuente, y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos;

d) Dato personal: Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos impersonales no se sujetan al régimen de protección de datos de la presente ley. Cuando en la presente ley se haga referencia a un dato, se presume que se trata de uso personal. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados;

e) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la presente ley. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas;

f) Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la ley 1266 de 2008

g) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

h) Datos Sensibles: Para los propósitos de la ley, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

i) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

j) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

k) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

l) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

m) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

n) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

o) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

p) Aviso de privacidad: Es una de las opciones de comunicación verbal o escrita que brinda la ley para darle a conocer a los titulares de la información, la existencia y las formas de acceder a las políticas de tratamiento de la información y el objetivo de su recolección y uso.

q) Transferencia: Se trata de la operación que realiza el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, cuando envía la información a otro receptor, que, a su vez, se convierte en responsable del tratamiento de esos datos.

IV. PRINCIPIOS RECTORES

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

V. POLÍTICA

El CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H., dentro de su política de atender las normas vigentes y la Constitución política de Colombia, pero sobre todo para que la población de propietarios, arrendatarios, usuarios, visitantes, empleados, contratistas, consejo de administración, todas las partes interesadas y todo el público en general; ejerzan el pleno y efectivo derecho de Hábeas Data, para ello implementa las herramientas que coadyuven a garantizar la seguridad de su información personal y se establecen en el presente manual, organizadas en procedimientos que aseguren su tratamiento con los siguientes lineamientos:

1. Garantizar la confidencialidad, integridad y seguridad de la información

2. Velar por el cumplimiento del presente manual y de la ley 1581 de 2012 que lo rige.

3. Tratar los datos personales de terceros aliados o partes interesadas, con la prevención especial para hacerlo dentro de los términos definidos en el presente manual y la ley 1581 de 2012.

4. Mantener informada a la comunidad de usuarios, visitantes, aliados y partes interesadas, sobre la finalidad de la recolección de datos personales y los derechos que le asisten, en virtud de la autorización otorgada.

5. Implementar las condiciones necesarias de seguridad para mantener la información personal segura, libre de acceso a su adulteración, pérdida, uso o acceso no autorizado o indebido.

6. Capacitar a los encargados del tratamiento acerca de la normatividad vigente y de su aplicación de acuerdo con el presente manual.

7. Mantener la información personal actualizada aplicando los procesos establecidos en el presente manual y la ley que la regula.

8. Facilitar los trámites de consultas, quejas, reclamos y/o peticiones formulados por los terceros aliados o partes interesadas, en los términos señalados en la Política de Tratamiento de Datos Personales a través de los medios habilitados por el CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H. para tal fin.

VI. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.

EL CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H. prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;

c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;

d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

f) En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

VII. DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS.

1. Derechos de los Titulares: El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de octubre de 2012;

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) <Literal CONDICIONALMENTE exequible> Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;

2. Autorización del Titular: Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

3. Casos en que no es necesaria la autorización: La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

b) Datos de naturaleza pública;

c) Casos de urgencia médica o sanitaria;

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la ley 1581 de octubre de 2012.

4. Suministro de la Información: La información solicitada al CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H. podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

5. Deber de Informar al Titular: El CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H. ,responsable del Tratamiento, al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;

b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;

c) Los derechos que le asisten como Titular;

d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento. El Responsable del Tratamiento deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente artículo y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta.

6. Personas a quienes se les puede suministrar la información: La información que reúna las condiciones establecidas en la ley 1581 de octubre de 2012 podrá suministrarse a las siguientes personas:

a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;

b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

III. PROCEDIMIENTOS.

1. Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos, del CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H., el que deberá suministrarles toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta se formulará a través del correo Electrónico administracion@ccvalledeariz.com, medio habilitado, por el CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H., responsable del Tratamiento; o directamente radicando oficio físico en la oficina de Administración ubicada en la carrera 42 No. 18 A 94 de la ciudad de San Juan de Pasto.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

2. Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H, responsable del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

a) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H., responsable del Tratamiento, con:

- Nombre y apellidos del titular

- Fotocopia de la Cédula de ciudadanía del Titular y, en su caso de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.

- La descripción de los hechos y la petición que dan lugar a la solicitud o reclamo.

- Anexar los documentos que se quiera hacer valer.

- Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.

- El Titular podrá elegir por una de las siguientes formas de consulta:

· Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no a la oficina de administración del CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H. a la Carrera 42 No. 18 A 94 .

· Por correo electrónico a: administracion@ccvalledeatriz.com

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

b) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

c) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

3. Requisitos de la Procedibilidad: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H. responsable del Tratamiento.

4. Gastos de envío, reproducción, certificación de documentos: El ejercicio de estos derechos será gratuito para el Titular del dato personal; sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de estos; al menos una vez cada mes según requerimiento justificado y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una vez por cada mes calendario, EL CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H. sólo podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos. De igual forma el ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, serán ejercidos de forma exclusiva por el Titular del dato.

5. Áreas encargadas del Tratamiento y Atención al Titular: tendrán a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia del Tratamiento de Datos Personales. Para el efecto, todos los empleados que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de las oficina de administración del CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H. se obligan a llevar las Bases de Datos de acuerdo a las consideraciones de este manual, y de la ley 1581 de 2012, para cada caso que les corresponda: Jurídica, Asistencia administrativa, área financiera y contable, apoyo logístico y mercadeo, mantenimiento, seguridad y vigilancia privada.

El área de Asistencia Administrativa, recepciona las peticiones, quejas o reclamos que sean radicadas por parte de los Titulares de Datos Personales.

El área de Asistencia Administrativa las entrega por correo o de manera personal a la Administración.

La Administración la direcciona al área encargada correspondiente para su estudio y respuesta o atención del caso.

El encargado del tratamiento de la información personal en cada área es responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y/o reclamos que solicite el Titular del dato en ejercicio de acuerdo con los derechos y procedimientos contemplados en el presente manual.

IX. DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

El CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H. como responsable del Tratamiento deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley 1581 de 2012 y en otras que la adicionen o modifiquen:

Deberes de los Responsables del Tratamiento

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012;

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley 1581 de 2012;

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deberes de los Encargados del Tratamiento

Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley 1581 de 2012;

d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el presente manual y la ley 1581 de 2012;

f) Adoptar el presente manual en el CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H. de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;

g) Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en el presente manual;

h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PARÁGRAFO. En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno

X. VIGENCIA DE LOS DATOS.

Los Datos personales recolectados durante todo el tiempo de existencia del CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H., permanecerán en las bases de datos por el tiempo que se necesite para las finalidades que por ley o en cumplimiento de su misión hayan sido establecidas en el presente manual.

XI. FINALIDADES DE LOS DATOS PERSONALES.

a) Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la Propiedad Horizontal.

b) Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.

c) Gestionar trámites como solicitudes, quejas, reclamos.

d) Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por el CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H.

e) Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual el CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H. tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de investigación de mercados y telemercadeo, etc, para la ejecución de las mismas.

f) Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.

g) Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de información de la Administración de la propiedad horizontal, noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.

h) Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.

i) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por el CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H. con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley.

j) Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios como hijos, cónyuge, compañero permanente.

k) Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales el CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H. haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.

l) Prestar los servicios ofrecidos por CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H. y aceptados en el contrato suscrito.

m) Suministrar la información a terceros con los cuales el CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H. tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.

n) Desarrollar las actividades que componen la Copropiedad y la destinación de los bienes de dominio particular que conforman EL CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H., en concordancia con las leyes que sobre el particular exige la administración de Propiedad Horizontal.

o) Cumplir con las obligaciones derivadas de propietarios, arrendadores, arrendatarios y miembros del Consejo de Administración.

p) Citación a Asambleas, Consejos de Administración y Comités.

q) Envío de Circulares, Manuales y protocolos de habilitación de servicios de salud, Manual de Convivencia, Boletines Informativos, entre otros medios.

r) Envío y cobro de facturas.

s) Adopción de medidas para el ingreso de trabajadores y prestadores de servicios vinculados a la Copropiedad.

t) Otras actividades inherentes con objeto social de la Copropiedad incluidas la de vigilancia y seguridad.

XII. GRABACIONES, FILMACIONES

El CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H. como titular del Tratamiento tiene implementado un Sistema de Video Vigilancia que se opera por intermedio de un tercero, que es la empresa de vigilancia y seguridad privada, usuario entre otros, de medios tecnológicos para la prestación de su servicio. Este tercero tiene la calidad de Encargado del Tratamiento; como ocurre con el Responsable del Tratamiento, este Encargado tiene un deber señalado en la ley y está obligado a cumplir lo dispuesto en el Régimen General de Protección de Datos Personales. EL CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H. como responsable del Tratamiento, por el hecho de contratar a un tercero Encargado, NO se sustrae de sus obligaciones de garantizar que el Tratamiento de los datos personales se realice con arreglo a los principios establecidos en la ley y respete los derechos de los Titulares.

EL CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H. en avisos al ingreso del edificio informa: que toda persona natural que ingresa a las instalaciones está siendo grabada con el objeto de promover la seguridad.

EL CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H., para asegurar su política de seguridad y la de todas las partes interesadas, usuarios, visitantes y público en general, requiere que sean grabados y monitoreados con el objetivo de

a) Permitir el ingreso a las instalaciones de la Copropiedad.

b) Promover la seguridad de todas las personas y bienes.

c) Monitorear las condiciones implementadas de Seguridad y Salud en el Trabajo.

c) Contar con las condiciones necesarias para fortalecer la salvaguarda colectiva de las personas que permanecen dentro de las instalaciones del CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H. y mejorar la prestación de los servicios de seguridad privada de la Copropiedad.

Medidas de seguridad: El Sistema de Video Vigilancia y la base de datos conformada cuenta con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, deterioro, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, mantiene la integridad de la información y garantiza los derechos de los Titulares de los datos personales. EL CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H como responsable del tratamiento de la información y los encargados del Tratamiento han establecido las siguientes medidas pertinentes para garantizar la seguridad de la información:

a) limitar el acceso a la información

b) cifrar la información y realizar auditorías periódicas a las medidas adoptadas.

c) Informar a la empresa de Vigilancia Privada que opera el Sistema de Videovigilancia para su puesta en práctica.

d) Para el Tratamiento de reproducción o emisión de imágenes en tiempo real, la visualización está limitada solamente al personal autorizado para ello.

e) Las imágenes grabadas son visualizadas en un área de acceso restringido que garantiza la seguridad de las mismas.

f) Establece medidas sobre la confidencialidad y reserva de los datos personales exigiendo su cumplimiento a todas aquellas personas naturales o jurídicas que tengan acceso y hagan Tratamiento de las imágenes recolectadas.

g) Esta obligación se extiende incluso después de la relación laboral o contractual de la que se derivó el Tratamiento de datos personales.

h) Los datos personales recolectados se mantendrán sólo por el tiempo que sea necesario, de acuerdo con la finalidad específica establecida por el EL CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H , Responsable del Tratamiento, al cabo del cual son eliminados.

i) Documentar los procesos de eliminación de la información.

j) EL CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H, analiza el riesgo en las medidas de seguridad implementadas en cada etapa del ciclo del dato tratado, es decir, desde el momento en que se recolecta hasta su disposición final. Si se encuentra alguna situación que esté impactando y/o se materialicen los riesgos, se adoptan las medidas de mitigación respectivas.

k) Implementa protocolos de respuesta en el manejo de violaciones e incidentes de seguridad de los Sistema de Videovigilancia y, en caso de presentarse alguno, se reporta a la Superintendencia de Industria y Comercio.

El acceso y divulgación de las imágenes: Está restringido y su Tratamiento solo puede hacerse por personas autorizadas por el Administrador CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE TRIZ P.H. y/o por solicitud de una autoridad pública en ejercicio de sus funciones. En consecuencia, la divulgación de la información que se recolecta por medio del Sistema de Videovigilancia es controlada y consistente con la finalidad establecida por el Responsable del Tratamiento.

Acceso a las imágenes por parte de los Titulares de datos personales: Los titulares de datos personales, están facultados para ejercer su derecho de acceso a las imágenes tratadas mediante Sistema de Video vigilancia. En tal virtud, cuando un Titular ejerza este derecho, el CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE TRIZ P.H. aplicará los siguientes procedimientos y las medidas establecidas en el presente manual para proteger los derechos de los demás Titulares cuyos datos personales han sido objeto de Tratamiento junto con los de quien solicita el acceso:

a) Requiere al Titular la solicitud realizada por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o la orden judicial.

b) Requiere al Titular, datos como la fecha, hora, lugar, entre otros, para facilitar la ubicación de la imagen y limitar al máximo la exposición de imágenes de terceros.

c) Para acceder a las imágenes, EL CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H. delega por escrito a la EMPRESA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA, como encargado del Tratamiento verificar la calidad de Titular de quien solicita el acceso a la información.

d) Si en la imagen aparece un (unos) tercero(s) Titular(es) de datos personales, se deberá contar con la autorización de dicho(s) tercero(s) para la entrega de la cinta o grabación.

e) Si no se tiene la autorización de los terceros para divulgar la información contenida en la cinta o grabación requerida, los Responsables y Encargados del Tratamiento deben garantizar la anonimización del (los) dato (s) del (los) tercero (s), tomando medidas encaminadas a tal n, como hacer borrosa o fragmentar la imagen de dicho (s) tercero (s).

f) Una vez verificada la calidad del titular se procede a grabar la cinta en el caso que se encuentre en el sistema de Video vigilancia, y se guarda en custodia por el tiempo que requiera el Titular y de acuerdo con las condiciones establecidas en el presente manual y en la ley 1581 de 2012.

g) Se hace la anotación con fecha, número de proceso de solicitud, de la grabación de la cinta en la minuta de la empresa de vigilancia.

h) Se entrega por el medio habilitado o dirección física o de correo electrónico del destinatario original de la solicitud.

Las quejas y/o reclamos que presente el Titular de la información, o los posibles incidentes de seguridad que se evidencien en las bases de datos de la Copropiedad, deberán ser reportados como novedad por el CENTRO COMERCIAL VALLE DE ATRIZ P.H., al Registro Nacional de Bases de Datos.

XIII. VIGENCIA

El presente MANUAL DE POLITICA Y TRATAMIENTO DE DATOS DEL CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H., Rige a partir de 01 de Mayo de 2020, como respaldo y complemento de la Política de Protección de Datos Personales.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

EL CENTRO EMPRESARIAL VALLE DE ATRIZ P.H. persona jurídica con nit: 814002843-4, será el Responsable del tratamiento y, en tal virtud, podrá: